Les archives sont des données ou documents classés dans le but d’informer ceux qui en ont besoin. Pour une entreprise, l’archivage des documents comporte à la fois des enjeux professionnels et juridiques. En plus de ses enjeux, le fait d’archiver les documents aide l’établissement à préserver son patrimoine et à assumer ses obligations légales.
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Les enjeux professionnels de l’archivage en entreprise
Pour une entreprise, l’archivage des documents est d’une importance capitale. Cette pratique permet à la société d’être plus efficace sur le plan professionnel.
L’entreprise vit généralement plus longtemps que ceux qui la dirigent. Il est donc important que lorsqu’une nouvelle équipe prenne les rênes, elle puisse s’informer sur le passé de la société en question.
Elle doit connaître :
- Comment l’entreprise a été construite.
- Les activités que l’entreprise a eu à réaliser.
- Les litiges que l’entreprise a dû résoudre.
- Les problèmes que l’entreprise a dû surmonter.
Toutes ces informations doivent être conservées dans des archives pour permettre à la prochaine équipe qui la dirigera, d’avoir une idée sur ce qu’elle acquiert. Car, une entreprise qui connaît son passé, est une entreprise qui sait où elle va.
Les professionnels les plus efficaces, sont ceux qui travaillent avec des données réelles. Cela leur permet d’aboutir à de meilleurs résultats. Une entreprise qui conserve ses données en archive peut donc à chaque fois travailler avec ces données pour atteindre ses objectifs. C’est ce qui fait d’elle une entreprise ayant un grand avantage concurrentiel. Car c’est grâce à ces données qu’elle peut déterminer à l’avance les causes qui aboutissent à tel ou autre résultat.
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Les enjeux juridiques de l’archivage
Pour une entreprise, archiver ses documents l’aide à assumer les obligations juridiques qui peuvent découler de l’exercice de ses activités et être en règle lors des contrôles. Elles ont ici un rôle de justificatif pour leurs activités.
La société doit également être capable de fournir un de ses documents s’il est demandé dans le cadre d’un contrôle d’audit ou d’une enquête. C’est dans cette optique que la loi a fixé une durée de conservation pour chaque type de document.
Ainsi, les contrats d’acquisition ou de cession immobilière doivent être conservés pendant au moins 30 ans. Pour les factures clients fournisseurs, la conservation requise est de 10 ans minimum. Les contrats commerciaux, les documents bancaires ainsi que les documents relatifs au transport des marchandises, doivent être conservés pendant au moins 5 ans. Quant aux déclarations de douanes, leur durée de conservation minimale est de 3 ans. Les documents électroniques doivent également être conservés. Leur durée de conservation dépend de la nature du document.
Toutes ces indications et bien plus se trouvent dans les spécifications présentes dans le droit des archives
Remarque : il peut arriver qu’une entreprise se fasse attaquer par un ancien client ou un ancien employé. La consultation des archives peut aider l’entreprise dans ce cas à savoir de quoi il s’agit afin de pouvoir préparer sa défense.
Conclusion
L’archivage des documents comporte à la fois des enjeux professionnels et juridiques pour une entreprise. Elle trouve son fondement dans le droit des archives qui cite les documents à conserver et leur durée de conservation.
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