La facture électronique est un document commercial similaire à une facture classique, mais numérique, c’est-à-dire dématérialisé. Elle a la même valeur que la facture papier classique, dès lors qu’elle comporte les mentions obligatoires et remplit les conditions requises par la loi afin de garantir l’authenticité de son origine et l’intégrité de son contenu, ainsi qu’à des fins juridiques et fiscales. Son authenticité est garantie par un certificat numérique spécifique pour satisfaire à toutes les exigences légales en matière de signature numérique des factures électroniques. Cette signature numérique assure l’identification de l’entité qui envoie ces documents électroniques et a la même validité qu’une signature papier. Pour en savoir plus sur les factures dématérialisées et leurs avantages, consultez la suite de cet article.
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Factures dématérialisées : les avantages pour les entreprises
Le digital s’insinue de plus en plus dans l’organisation de la société. Les entreprises qui veulent continuer à être compétitives en cette période de changement rapide doivent être prêtes à entrer dans la perspective de la transformation digitale. L’un des points de départ en ce sens est justement la dématérialisation des documents papier, ou l’abandon de l’usage des documents papier au profit des documents numériques.
En ce qui concerne les entreprises, les avantages sont évidents. Il y a entre autres :
- Pas besoin d’imprimer, de signer et d’envoyer des factures ;
- Une réduction efficace des coûts de papier et d’encre d’imprimante ;
- La facture électronique envoyée par email est un processus plus souple, agile et simple ;
- L’utilisation des dernières technologies véhicule une image de modernité et d’actualité.
En clair, la dématérialisation des documents papier est une étape fondamentale pour toute entreprise souhaitant réduire ses coûts et optimiser son travail au quotidien. Si vous souhaitez en savoir davantage sur la dématérialisation des factures dans son ensemble, cliquez sur voir plus.
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Factures dématérialisées : les avantages pour les consommateurs
S’agissant d’un document certifié numériquement, la facture dématérialisée présente l’avantage d’être facile d’accès et d’utilisation dans toutes les situations nécessitant sa présentation. Aux différents objectifs liés à plus de praticité et de simplification s’ajoute un impact non négligeable, qui est le bénéfice environnemental, au bénéfice de tous. Moins d’impressions, moins d’enveloppes, moins de paperasse.
En cas d’utilisation des factures dématérialisées, les consommateurs bénéficient des avantages suivants :
- La réception plus rapide de vos factures dans votre email, en simplifiant la gestion et l’organisation de vos documents ;
- Selon le fournisseur, ils peuvent recevoir un message électronique indiquant qu’il est maintenant disponible ;
- La facture papier n’existe plus ;
- L’utilisation de technologies pratiques et récentes, telles que le cloud computing, qui leur permet d’accéder aux factures où et quand ils en ont besoin ;
- Elle sert de preuve à des fins fiscales et juridiques.
Factures dématérialisées : les avantages en général
Au niveau opérationnel, la dématérialisation des factures (transformation du document papier en numérique) et sa numérisation (création et gestion numérique directe du document) peuvent apporter des avantages évidents en termes de :
- L’efficacité des processus : réduction des coûts et du temps nécessaire à la gestion du flux documentaire ;
- L’amélioration de la traçabilité des documents ;
- L’amélioration de la visibilité du processus ;
- La rapidité dans la recherche d’informations ;
- La réduction des erreurs ;
- La réduction du risque de perte de documents ;
- La réduction des délais de facturation ;
- La facilité de conformité aux réglementations.
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Conclusion
La numérisation des factures présente de nombreux avantages, mais elle doit être correctement gérée. En effet, les factures dématérialisées doivent être archivées et gérées avec des technologies et outils logiciels adaptés. Les projets de dématérialisation des archives papier se multiplient, ainsi que l’application de la conservation numérique conformément à la loi et l’utilisation d’appareils mobiles pour créer et gérer des documents tout au long du processus.