A l’issue d’une réunion, la rédaction d’un compte rendu est toujours nécessaire pour les absents ou pour les archives. Grace aux nouvelles technologies, des applications sont développées, afin de de vous faciliter la tâche pendant le processus de rédaction de votre rapport. Dans la suite de cet article, nous vous donnerons quelques indices utiles avant de choisir un logiciel de compte rendu.
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Privilégier les configurations simples et les modules essentiels
La présentation générale du logiciel pour le compte rendu d’activité doit être facilement compréhensible et exécutable. A cet effet, vous devriez prendre un moment pour maitriser les différentes composantes, afin d’être en mesure de prendre des notes sans aucune complication. Il est important de prendre en compte certains outils dans le choix de votre logiciel. Il s’agit entre autres des outils pour enregistrer la présence des participants avant le début des réunions ; pour l’évaluation, pour le vote et pour le classement. Vous devez ensuite privilégier les logiciels qui offrent des possibilités d’effectuer des modifications et de personnaliser le compte rendu avec votre logo ou votre signature par exemple.
En outre, optez pour différents formats (format PDF ou insertion dans des messages) dans le partage, afin de faciliter la lecture quel que soit le canal de communication. L’autre élément important est le classement des documents. Choisissez les logiciels qui offrent la possibilité d’archiver automatiquement tous vos rapports. Le cloud demeure la meilleure option, car vos données restent en sécurité et accessibles à tout moment.
Tenir compte du suivi et de l’évaluation
Le module sur la gestion des tâches est un dispositif important dans la conduite transparente des résolutions adoptées à l’issue d’une réunion. En effet, il vous permet d’effectuer une relance constante auprès des personnes concernées par une action précise. Ce système vous permet également d’évaluer le taux de réalisation de vos décisions sur une période donnée.
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