Les tableurs sont encore bien présents parmi les entreprises du BTP pour le suivi des chantiers et des coûts, la réalisation de devis et de factures. La solution est simple, mais elle a ses limites et est progressivement remplacée par des logiciels de gestion et de facturation.
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Les tableurs peu à peu dépassés par la transition numérique du BTP
Avec ces outils puissants, les professionnels du bâtiment sont mieux armés pour négocier le virage digital inévitable dans le secteur du bâtiment. Depuis 2014, le Plan de Transition Numérique du Bâtiment (PTNB) entend moderniser la filière et donner les moyens aux petites structures et aux jeunes entrant sur le marché de monter rapidement en compétences sur des outils qui deviennent incontournables. Sur les projets de grande ampleur, les outils collaboratifs se généralisent. L’intégration du BIM pour la modélisation des informations du bâtiment repose ainsi sur le déploiement d’outils informatiques permettant la collaboration en temps réel de tous les acteurs engagés sur un même projet de construction. À l’échelle de l’entreprise, le recours à des outils numériques adaptés aux activités du BTP permet de gagner en temps et en efficacité et ainsi de mieux se positionner face à la concurrence.
Les dangers des tableurs pour la facturation
Les tableurs révèlent leurs failles à mesure que les logiciels de facturation et gestion progressent dans les entreprises du bâtiment. L’outil, un temps apprécié, apparaît désormais inadapté pour accompagner les professionnels face à la concurrence sur un marché toujours plus digitalisé.
Un risque d’erreurs de saisie plus important
Avec un tableur, le risque d’erreurs dans le traitement des données se présente à différents niveaux :
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- au moment de la saisie des informations ;
- en cas d’erreur impliquant le copier-coller ;
- ou encore lorsqu’un changement affecte plusieurs documents.
En dépit des différentes fonctionnalités offertes par le tableur, cet outil laisse passer un grand nombre de fautes d’inattention ou de simples erreurs de frappe. Ces inexactitudes sont parfois imperceptibles (un point, une virgule, un espace mal placé…), mais peuvent entraîner des répercussions sur toute une série de documents édités par l’entreprise.
Des opérations répétitives et chronophages
La saisie et le traitement des données ont peu de valeur ajoutée pour l’entreprise. Les temps accordés à ces opérations répétitives et chronophages sont autant de précieuses heures qui auraient pu être investies sur des activités plus pertinentes, comme la relation client ou la recherche de nouveaux contrats.
Un suivi manuel peu productif
La perte de temps est d’autant plus importante qu’en l’absence de logiciel de gestion et de facturation, l’entreprise doit faire face à une multiplicité de fichiers à traiter séparément. Chaque facture est créée manuellement avec son numéro de facturation, ses lignes de commandes, ses formules de calcul, ses remises, sans oublier la TVA applicable. Le document fin prêt est envoyé au client par courrier électronique. Le suivi des paiements fait appel à toute la vigilance du professionnel pour effectuer les relances dans les temps. En fin de course, l’accumulation de toutes ces petites tâches mine les performances de l’entreprise.
Pourquoi utiliser un logiciel de facturation ?
Le logiciel de facturation n’empêche pas les erreurs, mais permet de les réduire considérablement. Un gain de fiabilité auquel s’ajoute un gain de temps incontestable pouvant être mis à profit pour accélérer le développement de l’entreprise.
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La numérotation automatique de la facture
La facture est un document très codifié. Sa valeur comptable, commerciale, juridique et fiscale implique la conformité la plus stricte. Toutes les factures doivent ainsi comporter les mentions obligatoires prévues par le code général des impôts. La numérotation en fait partie et doit être mise en place de façon chronologique et continue. Toute rupture pourrait témoigner d’une faille comptable lors d’un contrôle fiscal. Lorsque le professionnel saisit ces informations à la main, il doit impérativement reprendre la séquence là où elle s’était arrêtée. L’opération est simple, mais sa répétition peut être une source de confusion. Le logiciel de facturation génère automatiquement le numéro d’une nouvelle facture enregistrée sur la base de la dernière facture de la séquence. Cette automatisation empêche les doublons et garantit la continuité de la numérotation.
La prise en compte des différents taux de TVA
Les taux de TVA applicables dans le secteur du BTP peuvent varier selon la nature des travaux, le type de chantier, de bâtiment, le statut juridique du client ou encore les matériaux et équipements mobilisés. Le taux de TVA à 20 % peut ainsi être réduit à 10 %, voire à 5,5 %. La TVA au taux réduit de 5,5 % est notamment celle mise en place dans le cadre de travaux d’amélioration des performances énergétiques du logement. Il s’agit d’une mesure incitative visant certaines habitations en fonction de leur date de construction, des actions entreprises pour leur rénovation, mais aussi de la qualification de l’entreprise engagée pour la réalisation des travaux. Autant de subtilités qui, si elles sont le plus souvent maîtrisées par l’entreprise, sont là encore susceptibles d’entraîner des erreurs d’inattention et des fautes de calcul à force de répétition. Les logiciels conçus pour accompagner les métiers du bâtiment prennent en charge les différents taux de TVA et procèdent à un calcul sans faille des totaux et sous-totaux.
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Les raccourcis à différentes étapes pour accélérer les démarches
Passer du devis à la facture, importer les informations depuis sa bibliothèque de clients ou la bibliothèque de prix, générer automatiquement une attestation de TVA… Tous ces raccourcis, proposés par les logiciels adaptés au secteur du BTP comme Obat, viennent fiabiliser la facturation et fluidifier toutes les opérations de gestion de l’entreprise. Cela passe également par l’envoi des documents directement depuis l’application du logiciel ou encore par la simplification de la création de factures d’acompte et de situation.
À l’inverse du tableur traditionnel, les logiciels de gestion et de facturation multiplient les petits gains de temps à tous les niveaux et permettent aux artisans de dégager du temps pour des activités à forte valeur ajoutée pour l’entreprise.