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3 bonnes raisons de dématérialiser les documents de son entreprise

Vous souhaitez gagner de la place dans les locaux de votre entreprise et vous aimeriez dématérialiser certains documents ? Vous cherchez une meilleure organisation pour les archives de votre société ? Avez-vous pensé à dématérialiser les documents de votre entreprise ? Entre gain de place, meilleure organisation et sécurisation, la dématérialisation des documents présente de nombreux atouts pour les entreprises. Pour vous convaincre, nous vous donnons au moins trois bonnes raisons de dématérialiser les documents de son entreprise. 

Une dématérialisation pour un gain de temps et une meilleure organisation                                                                                                               

Tout d’abord, dématérialiser vos documents va vous permettre de réorganiser tous vos dossiers. En effet, lors de la numérisation des documents ou du classement des papiers, vous allez forcément devoir ranger et penser à une meilleure organisation. En choisissant un logiciel de gestion électronique de documents adaptée à votre petite entreprise comme gedly, vous allez alors vous créer une nouvelle organisation qui correspondra à un classement logique. Ensuite, une fois que toute votre gestion aura été informatisée, il sera beaucoup plus simple pour vous et votre équipe de s’y retrouver dans vos documents. 
Ainsi, vous avez toutes les chances de gagner un précieux temps en n’ayant plus à chercher certains documents lorsque vous en avez besoin. En quelques clics, vous pourrez trouver le document donc vous avez besoin et avoir plus de temps pour vous concentrer sur votre mission principale. Notez que ces solutions peuvent également vous aider dans votre comptabilité. En effet, certaines fonctionnalités vous permettent d’intégrer des documents directement dans votre comptabilité en fonction de vos besoins. De même, vous pouvez gérer les notes de frais de votre personnel en les dématérialisant de manière beaucoup plus optimale. 

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Une dématérialisation des documents pour gagner de la place

Ensuite, il est évident que dématérialiser ses documents permet de gagner de place. En fonction de votre domaine d’activité et du nombre de documents que vous devez stocker légalement, vous allez même gagner énormément de place. En effet, tous vos documents seront concentrés dans un logiciel électronique de gestion et vous n’aurez plus besoin d’armoires ou même de locaux spécifiques pour stocker vos nombreux papiers. Ce gain de place va forcément signifier un gain d’argent particulièrement si vous aviez des endroits réservés uniquement au stockage des documents. Il peut aussi vous permettre de réorganiser vos bureaux de manière plus conviviale et agréable. 

Mettre ses documents en sécurité

Enfin, stocker ses documents grâce à un logiciel électronique de gestion permet de les mettre en sécurité. En effet, ces solutions sont parfaites pour vous aider dans votre organisation mais également dans la gestion de vos documents importants au quotidien. Ainsi, vous pouvez simplement classer vos documents mais également utiliser un coffre-fort numérique pour vos papiers les plus sensibles. Quelle que soit l’importance de vos documents, ils seront plus en sécurité en version dématérialisée puisque vous ne pourrez plus les dégrader ou les perdre involontairement. 

Et vous, avez-vous déjà dématérialisé les documents de votre entreprise et utilisez-vous un logiciel électronique de gestion de documents pour vous aider au quotidien ?